Redovisning av kvitton och utlägg är fortfarande pappersbaserad i många företag och organisationer idag och medför en intensiv arbetsbelastning för samtliga inblandade – den anställde, granskare, chef och ekonomi.
Attestfunktionen är delvis manuell och pappersbaserad, delvis digital beroende på vad som attesteras. Ofta attesteras samma
utlägg mer än en gång - dels själva kvittot dels faktura-specifikationen. Kontroll och uppföljning blir försvårad då all information inte finns samlat på ett ställe.
Olika undersökningar visar att det totalt sett i genomsnitt tar mellan 30 och 60 minuter att hantera ett pappersbaserat kvitto – kopiera, häfta på A4, spara, ta fram för den månadsvisa sammanställningen, komma ihåg vad kvittot avser, kontera, lämna in, granska, attestera, knappa in i systemet, betala…
Med ett systemstöd effektiviseras hela processen radikalt. Den totala tidsåtgången för ett kvitto från inköp
till betalning sjunker till ca 2 minuter samtidigt som kontroll och uppföljning förbättras. Återbetalningstiden för dessa projekt är mycket kort.
Genom att granska och attestera kortens utgifter mot kortspecifikationen i en separat hantering (ingår i de ovan nämnda 2 minuterna) kan kortleverantören skicka en samlingsfaktura från kortleverantören per månad i stället för separata fakturor per kort.
Även detta gör stor skillnad i arbetsbelastningen och sänker också kostnaderna för leverantörsfakturahanteringen.