Kort- och utläggshantering

Redovisning av kvitton och utlägg är fortfarande pappersbaserad i många företag och organisationer idag och medför en intensiv arbetsbelastning för samtliga inblandade – den anställde, granskare, chef och ekonomi.

​

Attestfunktionen är delvis manuell och pappersbaserad, delvis digital beroende på vad som attesteras. Ofta attesteras    

samma utlägg mer än en gång - dels själva kvittot dels  fakturaspecifikationen. Kontroll och uppföljning blir försvårad då all information inte finns samlat på ett ställe.

​

Olika undersökningar visar att det totalt sett i genomsnitt tar mellan 30 och 60 minuter att hantera ett pappersbaserat kvitto – kopiera, häfta på A4, spara, ta fram för den månadsvisa sammanställningen, komma ihåg vad kvittot avser, kontera, lämna in, granska, attestera, knappa in i systemet, betala…

​

Med ett systemstöd effektiviseras hela processen radikalt. Den totala tidsåtgången för ett kvitto från inköp 

till betalning sjunker till ca 2 minuter samtidigt som kontroll och uppföljning förbättras. Återbetalningstiden för dessa projekt är mycket kort.

​

Idag finns det även lösningar som möjliggör att ge samtliga anställda ett eget företagskort för att helt undvika privat utläggshantering på företaget. Dessa lösningar ger fördelarna med en digital kvittohantering utan nackdelarna med hanteringen av privata utlägg till lön eller med att matcha kvitton till en leverantörsfaktura från kortutgivaren.

​

Allt detta gör en mycket stor skillnad i arbetsbelastningen och sänker därmed företagets kostnader för hanteringen.
​